Die neue Kassenrichtlinie
In der Kassenrichtlinie 2012 legt die Finanz ihren Standpunkt bezüglich der Ordnungsmäßigkeit von Kassensystemen dar. Dabei werden Registrierkassen und Kassensysteme in Gruppen (Typen) eingeteilt und je Typ wird beurteilt, ob die jeweiligen Kassen den gesetzlichen Anforderungen genügen.
Die Richtlinie knüpft an die Barbewegungsverordnung an und beschreibt, welche Grundaufzeichnungen geführt und aufbewahrt werden müssen. Das wurde von der Finanz sehr weit gefasst und wird wohl im Einzelfall großen Handlungsbedarf bei Unternehmern verursachen. Denn nach Ansicht der Finanz müssen etwa die Bestellungseingabe im Kassensystem, jeder Artikelscan an der Kasse, bloße Preisabfragen, stornierte Geschäftsfälle, ja selbst die bloßen Kassenladenöffnungen und Nullumsätze aufgezeichnet und bei Betriebsprüfungen bereitgestellt werden.
Nach eigenem Bekunden will die Finanz mit dieser Richtlinie Rechtssicherheit für Unternehmer und Anbieter von Kassensystemen schaffen. Sie will aber wohl auch bei jenen Betrieben, deren Kassensysteme den gesetzlichen Anforderungen nicht genügen, wirksam zu einer rechtlichen Grundlage für die Schätzung der Besteuerungsgrundlagen gelangen.
Dokumentation der Erfassung aller Geschäftsvorfälle
Laut Richtlinie müssen alle Geschäftsvorfälle vollständig und richtig erfasst werden. Das heißt beispielsweise, dass sämtliche Tagesabschluss- und Tagesendsummenbons aufzubewahren sind. Vor allem aber ist das (elektronische) Journal zu sichern, welches in Kassen mitläuft und sämtliche Geschäftsvorfälle und gegebenenfalls Transaktionen (z.B. Öffnen der Kassenlade) protokolliert.
Typen von Kassen
Die Richtlinie unterscheidet und beurteilt folgende Typen: Eine Kasse vom Typ 1 ist eine mechanische Registrierkasse, welche heutzutage nur noch selten zu finden ist. Diese Kasse entspricht jedoch den gesetzlichen Anforderungen. Da sie über keinerlei Elektronik und Speicher verfügt, können und müssen keine Daten exportiert werden. Bloß die Journalstreifen sind aufzubewahren.
Unter Kassen des Typs 2 versteht die Finanz einfache, konventionelle elektronische Registrierkassen. Da diese über einen elektronischen Speicher verfügen, ist es zwingend erforderlich, die erfassten Daten (Journal) zu exportieren und in elektronischer Form aufzubewahren. Zu bedenken ist, dass Kassen dieses Typs ohne Exportschnittstelle gesetzlichen Anforderungen, welche bereits seit dem Jahr 2000(!) bestehen, nicht genügen. Meist ist der Speicher dieser Kassen beschränkt und ältere Journalzeilen werden automatisch überschrieben, sobald der Speicher voll ist. Es liegt in der Verantwortung und wohl im Interesse des Unternehmers, die Daten zeitgerecht zu exportieren und sicher aufzubewahren. Nur so kann die Ordnungsmäßigkeit sichergestellt werden.
PC-Kassen werden im Typ 3 zusammengefasst, mittels Datenbanken halten sie – nach Ansicht der Finanz – die Geschäftsvorfälle permanent fest.
Freiwillige Maßnahmen des Unternehmers
Aus Sicht der Finanz können Unternehmer durch freiwillige Maßnahmen die Vermutung der Ordnungsmäßigkeit erhöhen. Als Beispiel wird die freiwillige Belegerteilung an Kunden bei allen Geschäftsvorfällen angeführt. Inwieweit diese Empfehlungen auf Widerhall und Umsetzung bei Unternehmern stoßen werden, bleibt abzuwarten..
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