Aufbewahrungspflicht von Belegen für Grundstücke
Die Reduzierung von Lagerkosten ist in der modernen Betriebswirtschaft ein zentrales Thema. Dies betrifft auch die immer größer werdende Flut an aufzubewahrenden Geschäftsunterlagen.
Im Allgemeinen sind Geschäftsbriefe, Buchungsbelege, Jahresabschlüsse, Bücher und Aufzeichnungen, die dazugehörigen Belege sowie die für die Abgabenerhebung bedeutsamen Geschäftspapiere und sonstigen Unterlagen sieben Jahre lang aufzubewahren. So endet beispielsweise für Geschäftsunterlagen des Kalenderjahres 2006 die Frist am 31. Dezember 2013. Allerdings bestehen zu dieser Frist zahlreiche Ausnahmen, wie die folgenden Beispiele aus dem Bereich des Umsatzsteuergesetzes zeigen sollen.
Umsätze von Grundstücken
Aufzeichnungen und Unterlagen, welche Umsätze von Grundstücken betreffen, müssen 22 Jahre lang aufbewahrt werden, wenn der Unternehmer das Grundstück nach dem 31.3.2012 erstmals in seinem Unternehmen als Anlagevermögen verwendet bzw. wenn bei der Vermietung zu Wohnzwecken der Mietvertrag nach dem 31.3.2012 abgeschlossen wurde. Diese Frist beträgt nur 12 Jahre, wenn das Grundstück (einschließlich aktivierungspflichtiger Aufwendungen sowie Kosten für Großreparaturen) bereits vor dem 1. April 2012 als Anlagevermögen verwendet oder genutzt wurde. Auch im Falle der Vermietung für Wohnzwecke gilt die 12-jährige Aufbewahrungsfrist, wenn der Vertragsabschluss über die Vermietung vor dem 1. April 2012 abgeschlossen wurde. Allerdings ist hier zu beachten, dass bei einem Mieterwechsel innerhalb eines 10-jährigen Beobachtungszeitraumes die 22-jährige Aufbewahrungsfrist zur
Anwendung kommt.
Beispiel: Der Vermieter schließt Ende 2011 vorab einen Mietvertrag zu Wohnzwecken über ein Gebäude ab, welches Ende des Jahres 2012 fertiggestellt wird. Im Jahr 2016 wechselt der Mieter. Durch den Mieterwechsel sind die Belege über den Gebäudebau anstelle von 12 Jahren nunmehr 22 Jahre aufzubewahren.
Zu beachten ist außerdem, dass Bücher, Aufzeichnungen und Belege, die ein anhängiges Abgabenverfahren (wie z.B. Berufungsverfahren oder Betriebsprüfungen) betreffen und dafür von Bedeutung sind, bis zum Abschluss dieses Verfahrens aufzubewahren sind.
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